把CRM的需求排成三档，用一份不需要清单挡住供应商反复推销

把CRM需求排成三档，用一份不需要清单挡住供应商推销

一、不分档的需求，等于没有需求

把需要的东西列成一张长长的清单，看起来很像做了功课。实际效果往往相反。

清单越长，越难用它做判断。当面对方介绍一套方案时，你会发现自己无法回答一个最简单的问题：这套东西满足了我们多少。因为清单上的每一条看起来都重要，没有轻重，也就没有结论。

分档解决的就是这个问题。它不减少需求，只给需求排出先后。排完之后，同一份清单立刻就能回答问题了：必须有的满足了几条，最好有的满足了几条，暂时不需要的有没有被硬塞进来。

• ● 长清单看起来做了功课，实际无法用来判断
• ● 分档不减少需求，只让需求能回答「满足了多少」

图1：需求也分优先级，资源才不会摊平

分档还有一个前提：条目本身要能被判断。如果一条需求写得含糊，比如「系统要好用」。那它放进哪一档都没有意义。

所以分档之前，先做一遍去含糊的工作。

第三档还有一个用法：它可以帮你判断对方是不是真的听懂了你的需求。如果对方在介绍时仍然反复推那些你明确说过不需要的内容。说明前面的沟通没有到位。

这时候不必急着换方案，先把清单再讲一遍。

清单讲清楚之后，通常对方的介绍方式也会跟着变。

二、第三档最容易被跳过，却最有用

三档里，必须有一档大家都愿意认真写，最好有一档写得也快，唯独暂时不需要这一档经常空着。

原因不难理解：把「我们不需要」写下来，好像显得不够进取。而且很多时候确实说不准，现在不需要，以后也许需要。写上去怕以后打脸。

但这一档的价值恰恰在于它替你说话。简单说，选型过程中会遇到大量「这个也很不错」的推荐，如果没有一份明确的不需要清单。每一次推荐都要重新讨论一遍。写下来之后，只需要一句「这一类我们暂时不做」，讨论就结束了。

而且写下来并不等于关上大门。它表达的是先后，不是拒绝。以后需要的时候，这一条的属性改一下就行。

• ● 不需要清单是替你在会上说话的那份纸
• ● 写下来表达的是先后，不是拒绝

图2：公海这类规则，要归到哪一档

分档还有一个不太显眼的作用：它给「以后再谈」这件事一个正式的出口。很多讨论之所以拖很久，是因为没有人愿意当场说「这一条先不做」。有了第三档，这个决定就不需要谁去承担，放进去就行。

很多卡住的会议，其实卡在没有人愿意说出这句话。

第三档写下来之后，建议在每次与对方沟通之前先过一眼。它会提醒你哪些内容不必展开，也能避免被对方带着走。

这一眼的成本很低，效果却很直接。

还有一条经验：分档的时候要允许某些条目暂时没有归属。一时判断不了的，先放在最好有那一档并标注待确认，不要硬塞进必须有。

硬塞进去的条目，后面会变成验收时的争议点。

标注待确认的条目，最好约定一个确认的时间点。

三、分档不是减要求，是把先后说清

有一种误解是：分档等于砍需求，等于一开始就把标准降低。实际正好相反。

分档之后，必须有那一档的内容反而会更完整。因为要写进这一档，就要能回答「缺了它，日常哪一步走不下去」。答不上来的，就会被自然地归到后面两档。几轮下来，必须有的部分会被打磨得非常具体。

同时，最好有那一档也不再含糊。它变成了一个有明确触发条件的清单：什么时候可以做、做完之后解决什么问题。它从「愿望」变成了「计划」。

• ● 分档让必须有的部分被逼得更具体
• ● 最好有的部分从愿望变成有触发条件的计划

图3：这一档先放着，不等于以后不做

分完档还有一件事要做：给每一档找一个负责人。必须有的那一档由业务侧负责确认，最好有的那一档由推进的人负责排期，暂时不需要的那一档由管理者负责把关。

有人负责，档位才不会随着讨论漂移。

分档还有一个隐藏的好处：它让讨论变得可以暂停。某一档的结论定下来之后，可以直接进入下一档，不必等所有问题都讨论完。

能暂停的讨论，比必须一次谈完的讨论更容易推进。

范围收敛之后，建议保留一份被排除掉的名单，并写清排除的原因。讲真，这份名单在后面很有用：如果某一条限制条件发生变化，可以立刻回头把相关的方案重新纳入比较。

没有这份名单，回头找会很费劲。

分档这件事还有一个长期价值：它让讨论有了一种共同的说话方式。往后遇到新的议题，大家会自然地问一句「这一条属于哪一档」，而不是从头争论一遍。

有了共同的说法，讨论的时间会明显缩短。

四、分档之后，方案范围会自然收敛

分档的另一个效果出现在比较环节。

没有分档的时候，能进入比较的方案通常很多，因为每条需求都能在某一套方案里找到对应的说法。有了分档，比较的入口就变成了必须有那一档：能同时满足这一档的方案，数量会明显减少。

范围收敛下来的好处是精力集中。原来要在很多套方案之间做粗筛，现在只需要在少数几套里做细看。细看的内容也从「有没有这个功能」变成「这一步具体怎么走」。讨论质量会明显不同。

还有一层好处是它能解释取舍。当最后选中的方案在某一项上不占优势时，你可以说清为什么仍然选它，因为在必须有那一档上它更稳。这样的结论比「感觉不错」要站得住。

• ● 用必须有的一档做入口，比较范围会明显变窄
• ● 收敛之后，讨论从「有没有」变成「怎么走」

写的格式可以很简单：一条一行，后面跟一句为什么放在这一档。那一句为什么比条目本身更有价值，因为它在后面被质疑的时候能直接拿出来用。

另外，条目语气尽量写成动作而不是概念。「能在一处看到客户的全部跟进记录」比「具备客户视图能力」有用得多。

纸面清单还有一个用法：它可以作为与对方沟通时的前置材料。先把清单递过去，让对方按档位回应。比让对方自选重点介绍要高效得多。

分档还有一个容易被忘记的动作：把结论同步给没参会的相关同事。平心而论，同步不是通知，而是把清单发过去。请他们确认有没有遗漏。

五、分档要落到纸上，不能只在会上说

分档最容易失效的方式，是只在会上达成共识，没有人写成文件。

会议结束之后，每个人记住的版本都不一样。有人记得「移动端属于必须有」，有人记得「移动端可以后面再说」。等到要对照检查的时候，两种记忆会同时出现。讨论又要重来一遍。

写下来还有一个额外好处：它让新加入讨论的人能快速对齐。选型往往跨越较长的时间，中间可能有人更换、有人补位。一份写在纸上的分档清单，能让后来的人不必从头问一遍。

写的时候不必复杂。三行标题，逐条填进去，标上是谁提的、为什么放在这一档。就这些。

• ● 只在会上说的共识，散会就会变成几个不同版本
• ● 写下来的另一重作用，是让后来加入的人快速对齐

图4：受理环节的需求，往往藏在日常里

还有一件事值得留意：分档不是一次就定终身。业务推进一段时间之后，原来排在后面的内容可能变得紧要，原来靠前的可能已经不再需要。定期回看一遍，比一直沿用最初那份更可靠。

最后说一句关于坚持的事：分档这件事第一次做会慢，第二次就会快很多，因为格式和判断方式已经成形了。

六、大家问得最多的几个问题

1、问：三档之外，还想再细分一层怎么办？

答：可以在每一档内部排个先后，但不要增加档位。档位一多，边界就模糊，分档的好处会消失。

2、问：必须有的一档写太多，是不是等于没分？

答：是。如果必须有的条目占了整个清单的大半，说明还没有真正做取舍，需要回头逐条问「缺了它哪一步走不下去」。

3、问：不需要的清单会不会让对方觉得我们不专业？

答：多数情况下相反。明确说出不需要什么，是对方判断该推荐什么的前提，沟通效率会更高。

4、问：分档要多久做一次？

答：在需求确认阶段做完一次，之后每次方案比较前复核一遍。业务有变化时，改动的通常只是后面两档。

5、问：分档这件事和交付有什么关系？

答：它可以一路用到交付验收。必须有的一档作为验收依据，最好有的一档作为后续计划。海软CRM在项目推进时，也常常先与客户把需求按轻重排一遍，再据此确定首期上线的范围。